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文件流转“码”上办——三公司安九铁路一分部公文二维码生成记

[ 发表时间:2018-07-11 10:49:18   ]

公文打印传阅流转是中铁上海工程局集团第三工程有限公司安九铁路安徽段项目部一分部办公室小张每天的工作,这份看似简单的活计其实也有不顺。天气潮湿纸张发软不能连续打印,打印机出墨不均容易卡纸,文件页多手动双面打印容易出错……这些都是小张每天都要注意的事儿。直到有一天,一个提议的出现。

“现在手机已经人手必备,综合办公室能不能在项目的公文上推出二维码标签,各部门通过扫码进行文件传阅,用手机扫一下就可以看到文件内容和领导意见?“在项目一次“勤劳之家”创建工作会上,技术控工程部部长李军提议道。

提议一出就得到了参会职工的赞同,可是谁也没有搞过,具体怎么实施呢?一分部的书记蒋健会后将此事放在了心里,迅即组织综合办公室开展应用推广攻坚。

攻坚伊始,没有附件的单份文件很好操作,办公室将领导批示过的文件扫描生成二维码,然后发到项目微信办公群,大家用手机一扫就能很快查阅文件。以一份12页纸的文件为例,生成二维码文件阅办单时间仅为传统文件打印时间的1/14,节约A4纸6张。

正当大家沉浸在文件流转“码”上办的新鲜感中,新的问题出现了。一次,办公室小张从公司公文系统下载了一个文件,不巧这份文件有12份附件。如果每一份附件都单独形成一个二维码,那在文件传阅单上将布满了13个文件二维码,一个文件阅办单放不下13个二维码,这让“码”上传阅出现了障碍。他很快向攻坚小组提出了问题,公文二维码创建工作一时陷入僵局。蒋健书记带着办公室人员再次攻关,经过查阅相关资料和咨询专业人士,综合办最终通过加载一个小程序很快解决了问题。

目前,项目的公文传阅二维码已经运行了2个多月。因高效快捷、绿色环保、便于归档,印在文件传阅单上的小“码”深受项目各部门的欢迎。(通讯员曹俊松彭迪)